Če imate zaposlene, vas vsako leto čaka ena pomembna administrativna obveznost: do 31. marca morate zaposlenim izdati odločbo o letnem dopustu.
Marsikateri podjetnik na to obveznost pozabi ali pa ni prepričan, kako pravilno izračunati število dni dopusta. Napačen izračun ali zamuda lahko pomeni težave ob inšpekcijskem pregledu ali nezadovoljstvo zaposlenih.
Zato je dobro vedeti, kaj zakon zahteva in katere dejavnike morate pri izračunu dopusta upoštevati.
Kaj določa zakon o letnem dopustu?
Pravico do letnega dopusta v Sloveniji ureja Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1).
Osnovna pravila so:
- vsak zaposleni ima pravico do najmanj 4 tednov letnega dopusta
- število dni dopusta je odvisno od razporeditve delovnih dni v tednu
- dopust se lahko poveča zaradi različnih okoliščin zaposlenega
Če zaposleni dela 5 dni na teden, to pomeni najmanj 20 dni dopusta.
Katere dejavnike morate upoštevati pri izračunu dopusta?
Pri določitvi dopusta morate poleg osnovnega minimuma upoštevati tudi dodatne kriterije.
Najpogostejši so:
1. Delovna doba
Veliko kolektivnih pogodb ali internih pravilnikov določa dodatne dni dopusta glede na delovno dobo, ni pa to definirano v ZDR-1.
Primer:
- +1 dan na vsakih 5 let delovne dobe
2. Starost zaposlenega
Zaposleni, ki dopolnijo določeno starost, imajo pogosto pravico do dodatnih dni dopusta.
Primer:
- zaposleni nad 50 ali 55 let lahko dobijo dodatne dni dopusta (odvisno od kolektivne pogodbe).
3. Invalidnost ali zdravstvene okoliščine
Invalidi in zaposleni z določenimi zdravstvenimi omejitvami imajo lahko pravico do dodatnega dopusta.
4. Starševstvo
Zaposleni imajo dodatne dni dopusta tudi zaradi otrok.
Najpogosteje:
- 1 dodatni dan za vsakega otroka do 15 let
- v nekaterih kolektivnih pogodbah tudi več
5. Posebne socialne okoliščine
Dodatni dnevi dopusta se lahko priznajo tudi:
- staršem invalidnih otrok
- zaposlenim s posebnimi socialnimi okoliščinami
- zaposlenim z večjo stopnjo invalidnosti
Kaj mora vsebovati odločba o dopustu?
Odločba o dopustu mora biti pisna in izdana za vsakega zaposlenega posebej.
Običajno vsebuje:
- podatke o delodajalcu
- podatke o zaposlenem
- skupno število dni letnega dopusta
- razlago izračuna dopusta
- datum izdaje
- podpis delodajalca
Pomembno je tudi, da zaposleni odločbo prejme pravočasno, torej najpozneje do 31. marca tekočega leta.
Kaj pa novi zaposleni?
Če zaposlite novega delavca med letom, ima pravico do sorazmernega dela dopusta.
Primer:
Če se zaposli 1. julija, ima pravico do polovice letnega dopusta.
Kaj se zgodi, če odločbe ne izdate?
Če odločbe o dopustu ne izdate pravočasno, lahko ob inšpekcijskem nadzoru prejmete globo za kršitev delovne zakonodaje.
Poleg tega lahko pride tudi do:
- sporov z zaposlenimi
- napačnega koriščenja dopusta
- administrativnih zapletov pri obračunu
Zato je najbolje, da imate postopek izračuna dopusta urejen že na začetku leta.
Zakaj je dobro imeti urejeno kadrovsko administracijo?
Veliko podjetnikov administracijo prepušča zadnjemu trenutku. Ko pa imate več zaposlenih, se hitro zgodi, da:
- pozabite na rok,
- dopust napačno izračunate,
- ali pa izgubite pregled nad evidencami.
Z urejenim sistemom kadrovske administracije imate:
- manj stresa
- manj napak
- več časa za razvoj posla
In prav to je cilj večine podjetnikov – manj birokracije in več fokusa na posel.